On prépare un dossier de vente en copropriété, on demande au syndic « l’état daté », et on reçoit une facture pour un document qu’on pensait déjà avoir rempli soi-même sur un modèle Word. La confusion entre pré-état daté et état daté bloque régulièrement des compromis ou génère des frais évitables. Ces deux documents interviennent à des moments distincts de la vente, ne sont pas produits par la même personne, et n’ont pas le même statut juridique.
Remplir un pré-état daté sur un modèle Word : ce que ça implique concrètement
Le pré-état daté est un document informatif que le vendeur remet à l’acquéreur avant la signature du compromis de vente. La loi ALUR de 2014 impose de fournir un ensemble d’informations sur la copropriété, mais aucun formulaire officiel n’est imposé par la loi. C’est pour cette raison qu’on trouve des modèles vierges au format Word ou doc à remplir soi-même.
Sur le terrain, utiliser un modèle vierge Word pour le pré-état daté est courant chez les copropriétaires en syndic bénévole ou chez ceux qui veulent éviter de payer le syndic professionnel. Le document doit rassembler plusieurs catégories d’informations tirées du Code de la construction.
- Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et les éventuelles charges hors budget votées en assemblée générale, avec les appels de fonds prévus
- Les sommes restant dues au syndicat par le vendeur (arriérés de charges, avances sur travaux non remboursées)
- L’état global des impayés de la copropriété et le montant du fonds de travaux (dit fonds ALUR)
Quand on remplit soi-même ce modèle vierge, la difficulté n’est pas le formulaire. C’est d’aller chercher les bons chiffres dans les PV d’assemblées générales, les appels de fonds du syndic et les relevés de charges. Une erreur ou un oubli ne bloque pas juridiquement la vente, mais l’acquéreur dispose d’un délai de rétractation pendant lequel un document incomplet peut poser problème.
État daté du syndic : un document réglementé avec un coût plafonné
L’état daté, lui, est un document que seul le syndic de copropriété peut établir. Il intervient après la signature du compromis, avant la signature de l’acte authentique chez le notaire. Son rôle est différent : il sert à répartir les charges entre vendeur et acquéreur au moment précis du transfert de propriété.
Le notaire a besoin de l’état daté pour savoir exactement ce que le vendeur doit encore à la copropriété, ce que l’acquéreur devra payer à partir de la date de vente, et s’il existe des sommes à bloquer sur le prix de vente (opposition du syndic en cas d’impayés). C’est un document comptable, pas un document d’information générale.
Le coût de l’état daté est plafonné à 380 euros TTC depuis le décret du 21 février 2020. Ce plafond reste en vigueur malgré des contestations de certains syndicats de syndics. Le vendeur ne peut pas contourner cette étape : sans état daté, le notaire ne signe pas l’acte définitif.
Pré-état daté facturé par le syndic : une pratique sans base légale claire
Beaucoup de vendeurs découvrent que leur syndic facture aussi le pré-état daté, parfois au même tarif que l’état daté. On peut alors se demander pourquoi remplir un modèle Word soi-même si le syndic propose de le faire.
La réponse ministérielle publiée le 23 décembre 2025 (en réponse à la question écrite n°1324 de la députée Françoise Buffet) clarifie la situation. Le Gouvernement rappelle que le pré-état daté ne figure pas dans la liste des prestations particulières du décret du 26 mars 2015. Sa facturation par le syndic « ne répond à aucune exigence législative ou réglementaire ».
En pratique, cela signifie que le vendeur n’est pas obligé de passer par son syndic pour obtenir ce document. Les informations nécessaires sont accessibles via l’extranet du syndic (obligatoire depuis la loi ALUR) ou dans les documents remis lors des assemblées générales. Aucun encadrement tarifaire du pré-état daté n’est prévu à ce jour.
Quand le modèle Word suffit et quand il vaut mieux payer
Si la copropriété est simple (petit immeuble, pas de travaux votés récemment, charges à jour), un modèle vierge rempli avec soin fait l’affaire. En revanche, dans une copropriété avec des travaux en cours, des appels de fonds échelonnés ou des impayés collectifs, les retours varient sur la fiabilité d’un document rempli sans l’aide du syndic. Un agent immobilier ou un notaire pointilleux peut demander des justificatifs complémentaires.
Tableau récapitulatif : pré-état daté vierge Word vs état daté
| Pré-état daté | État daté | |
|---|---|---|
| Moment | Avant le compromis de vente | Après le compromis, avant l’acte authentique |
| Qui le produit | Le vendeur (ou un prestataire, ou le syndic) | Le syndic uniquement |
| Objectif | Informer l’acquéreur sur la copropriété | Répartir les charges entre vendeur et acquéreur |
| Coût | Gratuit si rempli soi-même, variable si syndic | Plafonné à 380 euros TTC |
| Base légale | Loi ALUR (2014), pas de format imposé | Décret n° 2020-153, document réglementé |
Le pré-état daté vierge au format Word et l’état daté ne se substituent pas l’un à l’autre. Le premier ouvre la vente, le second la finalise. Les deux sont nécessaires pour un dossier complet, et confondre leurs rôles retarde la signature chez le notaire. Vérifier soi-même le contenu du pré-état daté avant de le transmettre reste le moyen le plus direct d’éviter les allers-retours avec l’acquéreur ou son notaire.
